Automatisierung mit Enfocus SWITCH

- Aufbau eines weitestgehend automatisierten, digitalen Datenflusses

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Automatisierung in der Druckvorstufe mit Enfocus SWITCH

Eine der wohl grössten Herausforderungen für einen modernen Dienstleistungsbetrieb ist der Aufbau eines weitestgehend automatisierten, digitalen Datenflusses, der eine schnelle und fehlerfreie Produktion gewährleistet. Schaut man sich die klassischen Workflowsysteme unterschiedlicher Hersteller etwas genauer an, wird schnell deutlich, dass sich diese oft nur bestimmten Teilbereichen des gesamten Produktionsprozesses widmen – mit Fokus auf der RIP-Ausgabe von PDF-Druckdaten.

Andere Bereiche wie die Datenannahme, die standardisierte Wandlung von offenen Dokumenten (z.B. InDesign oder QuarkXPress), die Prüfung von angelieferten Druckdaten auf deren Verwendbarkeit oder auch die farblich korrekte Aufbereitung für den späteren Druckprozess wird häufig ausserhalb des Workflowsystems erledigt, da diese hierbei keine oder nur sehr rudimentäre Optionen anbieten und häufig zu unflexibel für bestimmte Abläufe sind.

Was fehlt, ist ein flexibles, einfach zu bedienendes Werkzeug, das diese oft noch manuellen Arbeitsschritte automatisiert, Teillösungen miteinander verbindet und sicherstellt, dass Daten strukturiert und ohne zeit- und arbeitsintensive Zwischenschritte verarbeitet werden. Genau hier setzt Enfocus SWITCH an. Diese vormals von Gradual Software entwickelte und nun in die Enfocus-Produktlinie integrierte Lösung kann manuell anfallende Arbeitsschritte automatisieren und ergänzt bestehende Workflowsysteme für bestimmte Aufgabenbereiche, die diese nicht oder nur unvollständig abdecken. Hierbei nimmt SWITCH gar nicht erst für sich in Anspruch, sämtliche möglichen Aufgaben selbstständig durchzuführen, sondern bestehende Lösungen intelligent zu integrieren. Über so genannte Konfiguratoren lassen sich bestehende Programme und Lösungen elegant in einen übergeordneten Workflow einbinden und direkt aus SWITCH heraus steuern.



SWITCH sorgt dabei für eine zentrale Protokollierung aller – auch externen – Arbeitsschritte, so dass auch Probleme sofort erkannt und entsprechend gelöst werden können.

Wie arbeitet SWITCH?

Das Funktionsprinzip von SWITCH ist einfach: Daten werden über Hotfolder, FTP oder E-Mail entgegengenommen. Dabei unterstützt SWITCH beliebige Datenformate und bietet eine integrierte Unterstützung von Metadaten (XMP, JDF, XML, IPTC, EXIF...), worüber sich die weitere Steuerung von Produktionsschritten auch dynamisch gestalten lässt. Auch die Anbindung an Workflow- und MIS-Systeme oder Datenbanken wird über diesen Weg einfach möglich.

Der Trend hin zu Web-Portalen für die Übermittlung von Druckdaten bedeutet für viele Unternehmen auch, dass die Datenverarbeitung intern deutlich automatisierter und strukturierter ablaufen muss. SWITCH bietet durch seine Flexibilität und die Verarbeitung von Metadaten genau die richtigen Werkzeuge und Schnittstellen an, um die notwendigen Weiterverarbeitungsschritte weitgehend zu automatisieren.

Eine Vielzahl von Basis-Funktionen wie das Kopieren, Verteilen, Filtern, Sortieren, Umbenennen, Komprimieren/Dekomprimieren von Daten und der Versand von Dateien per FTP oder E-Mail stehen standardmässig zur Verfügung. Diese Module lassen sich ganz einfach per Drag und Drop in die grafische Workflow-Oberfläche ziehen und nach Flussdiagramm-Manier zu einem Ablauf-Plan zusammenstellen.

Das folgende Beispiel zeigt einen Workflow, bei dem von verschiedenen Agenturen Daten per FTP bzw. E-Mail übermittelt werden. Komprimierte Daten werden dabei zunächst dekomprimiert. Dabei bleibt die interne Datenstruktur komplett erhalten. Die Daten werden dann, entsprechend ihrer Namensgebung auf verschiedene FTP-Server verteilt, die unterschiedlichen Publikationen entsprechen. Der FileBalancer sorgt dafür, dass die Verteilung nachts erfolgt, um eine Überlastung der Netzverbindungen zu verhindern.



Die Varianten Full- und PowerSWITCH bieten darüber hinaus eine direkte Ansteuerung von vielen gängigen Applikationen aus dem Publishing und Prepress-Umfeld. So lassen sich Adobe Photoshop, InDesign, Illustrator, Acrobat oder QuarkXPress automatisiert in einen Produktionsablauf integrieren, aber auch Prozesse wie die PDF-Prüfung und -Korrektur, eine Farbkonvertierung und -optimierung mit Lösungen von Callas, Enfocus, Alwan, GMG oder ColorLogic voll automatisiert steuern.

Das folgende Workflowdiagramm zeigt die Arbeitsoberfläche von Switch, sowie einen Flow, der InDesign-Dateien automatisch in PDF konvertiert und diese anschliessend an den Callas pdfToolbox Server zur Prüfung übergibt. Zur Konvertierung der InDesign-Dokumente wird auf die vorhandenen PDF-Settings in InDesign zurückgegriffen. Die Prüfung erfolgt ebenfalls anhand bestehender Prüfprofile des pdfToolbox Servers. Nach der Prüfung werden die Dateien automatisch in verschiedene Ordner verteilt, abhängig davon, ob die Prüfung erfolgreich verlief oder nicht.



Eventuell auftretende Fehler werden von SWITCH zentral angezeigt und können dem Produktionsverantwortlichen oder einem individuellen Mitarbeiter per integrierter E-Mail Benachrichtigungsfunktion mitgeteilt werden. Alle Arbeitsschritte können protokolliert werden. Auch Fehler- oder Statusmeldungen von Drittprogrammen, welche über Konfiguratoren in einen SWITCH-Flow eingebunden sind, werden zentral geloggt. Durch die in SWITCH integrierte Prozessübersicht lassen sich alle Aktivitäten zentral verfolgen und steuern.

In der Praxis bewährt

Seit über fünf Jahren werden SWITCH Automatisierungs- und Workflow-Lösungen bei Betrieben im deutschsprachigen Raum bereits eingesetzt. Die hierbei gewonnen Erfahrungen sind durchweg positiv. Die Kunden schätzen vor allem die Zuverlässigkeit und Flexibilität von SWITCH. Es zeigt sich, dass das Produkt mit seinem modularen Aufbau sowohl für die Automatisierung von einzelnen konkreten Aufgabenstellungen geeignet ist, aber auch für die übergeordnete Steuerung von sehr komplexen und verzweigten Arbeitsabläufen. In der Regel sind Anwender bereits nach vergleichsweise kurzer Einarbeitungszeit in der Lage, bisher sehr zeitaufwändige manuelle Tätigkeiten zentral zu automatisieren. Oft löst SWITCH dabei bestehende, selbstprogrammierte oder über Hotfolder bzw. Skripts auto-matisierte Bereiche komplett ab und dient vielen Betrieben heute als Steuerzentrale für beliebig komplexe Arbeitsabläufe.

3 SWITCH-Varianten

SWITCH gibt es in 3 unterschiedlichen Ausführungen: LightSWITCH, FullSWITCH und Power-SWITCH, die jeweils aufeinander aufbauen. Während sich LightSWITCH hauptsächlich um die Datenannahme und strukturierte Verteilung und Filterung kümmert, bietet FullSWITCH weitergehende Funktionen zum Aufbauen kompletter Workflows durch die Integration von Third-Party Applikationen an. Hierbei kann FullSWITCH diese Programme direkt aus der Oberfläche ansteuern und konfigurieren. Ausserdem kann jede weitere hotfolderbasierte Applikation über einen allgemeinen Konfigurator in einen Workflow integriert werden. Beispiele hierfür sind z. B. OneVision Asura oder ein hotfolderbasiertes RIP. Eine zusätzliche Statistik-Funktion informiert über Verweildauern von Daten in Ordnern sowie die Verarbeitungszeiten von externen Applikationen.

PowerSWITCH bietet darüber hinaus äusserst leistungsfähige Script-, Metadaten- und Workgroup-Unterstützung an. Die eingebauten Script-Funktionen in PowerSWITCH erlauben die Implementierung weiterer Funktionen oder die Anbindung anderer Software von Drittherstellern, die standardmässig nicht unterstützt werden. Ausserdem bietet PowerSWITCH weitgehenden Support für Metadaten z. B. als XML, JDF und XMP an, welche für das Routing von Daten innerhalb eines Flows benutzt werden können. Bei PowerSWITCH kann das System auch von Arbeitsstationen aus überwacht und Daten in ausgewählte Flows per Client übergeben werden.

Switch Demoversion

Eine voll funktionsfähige, zeitlich befristete Testversion sowie weiterführende Informationen finden Sie auf der Webseite des deutschen Enfocus-Distributors Impressed. Zum Download der Switch-Demo-Version ist eine kurze registrierung erforderlich.

Über den Autor

Sven Fischer, PrePress-Experte und seit über 20 Jahren als Trainer und Consultant in der Druckbranche tätig, ist Inhaber der Firma Mediadigitale.

Als Spezialist für Colormanagement und Druckvorstufe betreut er Druckereien und Agenturen bei Fragen zur Prozessoptimierung und Automatisierung. Gern beantwortet er Ihre Fragen zu Enfocus Switch und zu weiteren Enfocus-Produkten unter Telefon 09132–773286 oder via Mail sfischer@mediadigitale.de .

Know-how Schulungstour 2009

Auch 2009 wird unsere erfolgreiche Schulungstour fortgesetzt – mit über 42 Terminen an bundesweit sieben Standorten. Die Themen Colormanagement, PDF/X sowie Grundlagen InDesign CS4 nehmen dabei wieder jeweils einen Tag ein, so dass das gesamte Paket 3 Schulungstage umfasst. Aber selbstverständlich können auch einzelne Tage aus dem Paket gebucht werden.
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Schulung zum Thema barrierefreie PDFs und PDF/A - mehr Infos finden Sie hier

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Christian Piskulla
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