XML und InDesign

- Über die Möglichkeiten der Automatisierung in InDesign
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XML und InDesign

von Stefan Göbel

XML (Extensible Markup Language) hat sich im Laufe der Jahre zu dem Standard-Austauschformat für Informationen entwickelt. Neben Web-Entwicklern setzen seit einigen Jahren viele Fachinformationsverlage auf XML zur Datenhaltung und Produktion ihrer Inhalte. Die Ausgangsdaten für Bücher, Zeitschriften, Kataloge und Geschäftsberichte liegen mehr und mehr in XML vor.

Mit XML zu arbeiten ist einfacher als gedacht. In der Regel lassen sich die XML-Datenhaltung und XML-orientierte Prozesse gut in bestehende Produktionsprozesse integrieren, meist genügen hier Anpassungen oder Erweiterungen.

In Verbindung mit InDesign als Layout-Programm für Ihre Print-Publikationen bieten sich mit XML interessante Ansätze zur rationellen Erstellung auch aufwändiger Produkte.

Dieser Newsletter zeigt Ihnen
- was XML ist
- welche Vorteile XML bringt
- wie ein XML-Workflow mit InDesign in der Praxis aussehen kann und
- ob der Einsatz von XML auch für Sie interessant sein könnte

XML: Bitte zuerst ausprobieren!

Um einen ersten Eindruck von Arbeitsweise und Möglichkeiten zu erlangen, finden Sie hier Beispieldateien (InDesign und XML), die Ihnen zeigen, was Sie mit XML alles anstellen können. Laden Sie sich einfach die Demo-Daten herunter, entpacken Sie die Datei und öffnen Sie zunächst das InDesign-Dokument "Restaurant.indd". Meldungen wegen eventuell fehlender Schriften können Sie ignorieren. Klicken Sie nun im InDesign-Menü "Datei" auf "XML importieren" und wählen Sie jetzt die Datei "Restaurant.xml" aus...

Wie Sie sehen, füllt sich - wie von Geisterhand - das Dokument mit Inhalten, die sich automatisch in das Layout einfügen....

Was ist XML?

XML ist eine besondere Art der Datenhaltung bzw. Datenstrukturierung. Inhalt und Struktur eines Textes (oder allgemein von Daten) werden unabhängig von ihrer Darstellung in XML beschrieben. Damit erreichen Sie, dass Ihre Texte in verschiedenen Layouts und auf unterschiedlichen Medien in beliebigen Varianten angezeigt werden können. Einem Element, zum Beispiel einem Textkasten, wird zunächst eine "Auszeichnung" zugewiesen, Beispielsweise "kopf".

In der XML-Datei wird nun auch einem Textteil eine gleichlautende Auszeichnung zugewiesen: <kopf>Eine wunderbare Heiterkeit hat meine ganze Seele eingenommen<kopf> Wird nun die XML-Datei in die Indesign-Datei importiert, wird der Text in den entsprechend ausgezeichneten Textrahmen geladen. Kombiniert man das Ganze noch mit "Tags" (Absatzformate und Textstile), dann wird auch die Typografie passend formatiert - das komplette Dokument ist im Handumdrehen fertig...

Anm: Wie Sie in InDesign selbst ein XML-Dokument erstellen, erfahren Sie ein einem Galileo-Special, welches Sie sich am Ende dieses Artikels herunterladen können.

XML-Daten sind unabhängig von den Programmen, mit denen sie erstellt und bearbeitet werden. Editoren, mit denen Sie XML bearbeiten können, sind i.d.R. nicht sehr teuer und zum Teil sogar kostenlos als Freeware zu erhalten. Damit bietet sich die Möglichkeit, dass Änderungen an Inhalten durchgeführt werden können, ohne dass komerzielle Software verwendet werden muss.

Weiterhin bieten sich mit der Datenhaltung in XML vielfältige Möglichkeiten, Ihre Produktionen zu automatisieren und somit bzgl. Kosten, Produktionszeit und Aufwand deutlich zu optimieren.

Wo bringt XML Vorteile?

Sie layouten wiederkehrende gleichartige Dokumente, z.B. Zeitschriften, Geschäftsberichte, Fachinformationen, Kataloge oder technische Informationen? Dann können Ihnen InDesign und XML viele der Routinearbeiten abnehmen. InDesign formatiert gleiche Teile (Elemente) eines XML-Dokuments automatisch gleich. Durch die Definition von Standards wie z.B. einheitlichen Benennungen von Elementen lässt sich vieles erreichen, was Ihnen die Produktion Ihrer Publikationen erleichtert, Aufwände minimiert und somit Kosten spart.

Durch Anpassen des zu importierenden XMLs können Sie in InDesign weitere Automatisierungsmöglichkeiten erreichen, Skripte beschleunigen in InDesign auch komplexe Bearbeitungsschritte.

Mehrfachverwertung von Daten: gleiche Datenbasis für Web und Print

XML erleichtert den Datenaustausch zwischen verschiedenen Programmen. Der Geschäftsbericht aus der Unternehmens-Software kann mittels XML weitgehend automatisiert in InDesign gelayoutet und gesetzt werden, ein Zeitschriften-Artikel kann in InDesign gesetzt und anschließend automatisiert per XML in das Content Management System des Verlags eingestellt und direkt online publiziert werden.

Mit XML-Datenhaltung gelingt es, Ihre Publikationen im Web oder auf Papier auf ein und derselben Datenbasis herzustellen. Dazu greifen der Webbrowser oder ein Layout-Programm wie InDesign auf Ihre XML-Daten zu und stellen sie im gewünschten Layout dar. So ersparen Sie sich aufwändige Anpassungen und manuelle Datenkonvertierungen, um z.B. Geschäftsberichte, Newsletter, Zeitschriftenartikel oder weiteres auch online zur Verfügung zu stellen. Im Umkehrschluss bedeutet es natürlich auch, dass Sie originäre Webtexte wie z.B. News ohne zusätzliche manuelle Konvertierung direkt in Ihre Printpublikation aufnehmen können. Daher kann XML für Sie auch interessant sein, wenn Ihr Kunde weder XML liefert, noch XML nach Printabschluss möchte!

Hoher Automationsgrad in Konvertierung und Layout

Ihre internen Prozesse bei der Layout-Bearbeitung lassen sich in vielfältiger Weise durch Automatismen unterstützen. Sie können Standards für Ihre üblichen Layouts definieren, die Sie bei Bedarf im Nachhinein durch manuelle Eingriffe verändern können. Immer wiederkehrende Elemente nehmen damit automatisch das gewünschte Layout an und Sie sparen sich viele kleine manuelle Tätigkeiten. Durch eine InDesign spezifische Vorbereitung des XML und anschließende InDesign-Skripte lassen sich selbst komplexe Layouts weitgehend automatisch umsetzen.

Zwei Beispiele eines XML-Workflows

Zwei der möglichen Workflows stelle ich Ihnen hier kurz vor:
Fall 1: Keine Verwendung der InDesign-Daten nach Abschluss des Satzes
Die Ausgangsdaten dieses Szenarios können Word-Daten, bereits beim Kunden vorhandenes XML oder auch HTML sein.



[1] Die Ausgangsdaten werden automatisiert in ein auf InDesign ausgerichtetes XML überführt.
[2] Beim Import dieses „InDesign-XML“ formatiert InDesign die Daten weitgehend automatisch. Evtl. beschleunigen Skripte manuelle Arbeitsschritte. Nun beginnt der übliche Satz-, Layout- und Korrekturlauf.
[3] Nach Freigabe erzeugen Sie wie gewohnt die druckfreien PDFs.

Die Vorteile dieses Szenarios sind:
- Hoher Automationsgrad
- Gleiche Arbeitsweise in InDesign wie in konventionellen Nicht-XML-Abläufen

Nachteile:
- Keine Wiederverwendung des in InDesign vorliegenden, aktuellen Datenbestands


Fall 2: InDesign-Daten werden nach Satzabschluss weiterverwertet
Die Ausgangsdaten und die Schritte 1–3 sind identisch mit Fall 1.



[4] Nach Druckfreigabe werden die InDesign-Daten in ein InDesign-spezifisches XML exportiert. Dieses XML wird weitgehend automatisch in weitere Zielformate konvertiert. Eines dieser Formate kann z.B. ein kundenspezifisches XML sein.

Die Vorteile dieses Szenarios sind:
- Letztgültiger Datenbestand fließt in andere Zielformate ein
- Hoher Automationsgrad

Nachteile:
- Arbeitsweise innerhalb von InDesign muss an einigen Stellen geändert werden, um die automatische Konvertierung in andere Zielformate zu ermöglichen.

Checkliste: Ist XML etwas für meine Produktion?

Produzieren Sie häufig Dokumente mit ähnlicher oder identischer Struktur, z.B. Geschäftsberichte, Zeitschriftenartikel, Bücher, Newsletter o.ä.?

Basieren zumindest Teile Ihres Layouts auf Regeln und enthalten häufig wiederkehrende Elemente wie z.B. Piktogramme, farbige Hinterlegungen, komplexe Tabelle etc.?

Planen Sie, Ihre Publikation dem Kunden auch in anderer Form anzubieten, z.B. das Onlinestellen von Zeitschriftenartikeln oder dem letzten Quartalsbericht? Oder werden bei Ihnen die Daten vielleicht bereits mehrfach verwertet (für Print, Web oder der Ablage in einer Datenbank)?

Planen Sie Ihre Publikationen hinsichtlich Aufwand, Laufzeit oder Kosten zu optimieren?

Möchten Sie zukünftig noch schneller News oder Artikel aus dem Print online publizieren und dabei Ihre Aufwände und Durchlaufzeiten minimieren?

Wenn Sie eine oder mehrere dieser Fragen mit Ja beantworten können, dann kann der Einsatz von XML für Sie sehr interessant sein und Produktionsvorteile bringen.

Fazit: XML mit InDesign

Den neueren Versionen von InDesign (ab Version CS 3) sind bereits sehr gute Möglichkeiten zur intensiven Nutzung von XML mitgegeben. Um das volle Potenzial auszuschöpfen wird es in der Regel erforderlich sein, entweder die Eingangs-XML-Daten noch spezifisch vorzubereiten,InDesign mit entsprechenden Skripten anzureichern oder die aus InDesign exportieren XML-Daten anzupassen. Dies hängt von Ihren Anforderungen und Produktionsprozessen ab und ist vorab anhand einer IST-Analyse festzustellen.

Mein Tipp: Probieren Sie anhand der beigefügten Demodaten einmal aus, wie sich ein XML-Dokument verhält. In InDesign sehen Sie am linken Fensterrand die XML-Struktur, unter -> Fenster -> Tags (links) können Sie sich anzeigen lassen, wie die einzelnen Textelemente formatiert sind. Sie werden sehen, XML in InDesign ist weniger kompliziert als es zunächst scheint. Wer sich hier erst einmal "eingefuchst" hat, dem eröffnet XML ein völlig neue Publishing-Welt - die in vielen Verlagen und Agenturen schon zum Tagesgeschäft gehört.


Über den Autor

Stefan Göbel, Jahrgang 1971, Inhaber der Firma Göbel Software-Entwicklung, befasst sich bereits seit vielen Jahren mit dem Thema XML und XML-basierten, programmierbaren Layout-Systemen. Er blickt auf 16 Jahre Berufserfahrung als Software-Entwickler, Berater und Trainer zurück, die er vor seiner Selbständigkeit als Entwicklungsleiter in einem mittelständischen Unternehmen der Verlagsdienstleistung verbracht hat.
Neben der Entwicklung von kundenspezifischen Softwareanwendungen im Bereich Layout und Printproduktion, liegt sein Tätigkeitsschwerpunkt auf der Beratung von Unternehmen, die sich mit XML-basierten Produktionsprozessen auseinandersetzen möchten und auf dem Training im Bereich XML und InDesign. Neben der XML-InDesign-Tätigkeit liegt ein weiterer Schwerpunkt auf dem Satzsystem APP, das in den Bereichen des automatisierten Mengensatzes bei vielen Satz- und Layout-Betrieben eingesetzt wird. Weitere Informationen über den Autor und seine Kontaktdaten finden Sie auf www.goebel-software.com oder direkt per Mail an stefan.goebel@goebel-software.com

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